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¿Cómo reclamar facturas impagadas a una empresa?

Facturas impagadas

Garantizar el pago de facturas no siempre es fácil, sino que hay el riesgo de encontrarnos con clientes morosos. En este post, te contaremos cómo puedes reclamar facturas impagadas, para evitar la pérdida de dinero.

Antes pero, hagamos un repaso de las medidas de prevención que puedes tomar para evitar casos de impago:

Solvencia de la empresa o cliente

Antes de realizar algún trato con otra empresa o cliente, puedes analizar su solvencia. Para ello, se pueden solicitar nóminas, declaraciones de IVA e IRPF.

Pago por adelantado

Hacer pagar un cliente antes de prestarle un servicio, es una buena forma de garantizar que pagaran por ello.

Pedir garantías

En este caso, lo que se puede hacer es solicitar una fianza o una garantía complementaria. Por ejemplo, en caso del alquiler de un piso, el arrendador tiene derecho pedir al arrendatario antes de entrar en el piso el pago de un mes de alquiler más otro mes como fianza. Esta fianza es un seguro en caso de que haya algún desperfecto en el piso, si no es así, la fianza será devuelta.

No contratar

En caso de que una empresa o cliente tenga una solvencia dudosa es mucho mejor no contratarla.

Plazo que tiene un cliente para pagar una factura

Según la Ley de medidas de lucha contra la morosidad  en caso de que no se pacte un plazo de pago específica, se entiende que será de 30 días naturales. No obstante, este plazo es prorrogable siempre y cuando se haga por acuerdo mutuo y no supere los 60 días.

Formas de reclamar facturas impagadas

Es importante que antes de reclamar el pago de una factura, te asegures que se trata realmente de una factura impagada con el plazo vencido. Si es así, debes realizar las siguientes acciones para conseguir que el cliente te pague:

  • Contacto

Debes ponerte en contacto con el deudor para averiguar si le ha llegado o no la factura, y cuál es la causa del impago.

  • Acuerdo de pago por escrito

Si has conseguido contactar con el deudor, debes intentar llegar a un acuerdo de pago con él, y sobre todo hacerlo de manera escrita y que quede firmada por ambas partes. Así, en caso de que siga sin pagar, tienes un documento que lo demuestra. Para llegar a un acuerdo con él, no está de más aplazar la deuda, o reducir un poco el importe si paga rápido. De esta manera, verá que tienes buenas intenciones y terminará pagando.

  • La factura sigue pendiente

En caso que el plazo que habéis acordado para pagar la factura venza, puedes enviar un burofax con acuse de recibo y certificación de contenido, es decir, con el cual reclamas de forma amistosa la deuda. Dicha notificación debe contener; el importe y concepto de la deuda, la forma y plazo de pago y la posibilidad de presentar una demanda judicial en caso de impago.

Si ninguno de los tres casos anteriores funciona y la deuda sigue sin resolverse, tienes la posibilidad de hablar con un abogado para que te asesore sobre la posibilidad de presentar una demanda judicial para reclamar la deuda. Aun así, recorrer a la justicia no es recomendable si se trata de pagos bajos, ya que el procedimiento judicial tiene un coste también.

Plazo para reclamar facturas

El plazo legal es uno de los aspectos más importantes a la hora de reclamar una factura. En el 2015 el plazo para reclamar una factura se redujo de 15 a 5 años. Por tanto, se puede reclamar el pago de una factura hasta 5 años después del impago. Pasados estos 5 años quedará prescrita. Si las mercancías las compra un consumidor el plazo es de 3 años. Además, en caso de que el producto adquirido fuera defectuoso, el plazo de reclamación es de 2 años desde la entrega del mismo.

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Por qué nuestro cliente no nos paga

Cuando nos encontramos con que un cliente no nos paga las facturas pendientes y vencidas es frecuente que nos preguntemos el porqué de este impago y lo primero que nos pasa por la cabeza es llamar al cliente para reclamar. En esta pequeña reflexión, no voy a entrar en los detalles de cómo reclamar a nuestro cliente (eso lo dejo para otra ocasión).

Señor que ha cobrado

Cuando me pregunto por qué no nos paga un cliente me estoy refiriendo a que motivos tiene nuestro cliente para no pagarnos. Hemos comprobado la factura, y está correcta. Hemos confirmado la fecha, y fue ayer. Hemos revisado los términos de pago, y están perfectos. Entonces, ¿por qué no pagan?

Hay tres respuestas principales:

1. El cliente tiene problemas de liquidez.
2. El cliente ha ido a la quiebra.
3. El cliente, sencillamente, no quiere pagar.

¿Y cuál de estas tres causas es la más frecuente? Hombre, viendo el momento actual de crisis y los problemas que tienen muchas pequeñas empresas en salir adelante podríamos aventurarnos a elegir la opción 1, o incluso (si somos muy pesimistas) la opción 2. ¡Error! Según los últimos estudios, la principal causa de los impagos es porque el deudor simple y llanamente no quiere pagar. En Europa esta es la causa del 35% de los impagos, mientras que en España esa cifra casi se duplica.

Eso sí, estos informes no nos aclaran porqué el cliente no paga. ¿Será que es un “moroso compulsivo”? ¿será que mejor pagar más tarde que ahora? o ¿será que prefiere dejar de pagar y guardarse liquidez por si las vacas vienen más flacas? Esa es la cuestión que realmente habría que analizar… ¿o no?

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Reduce tu periodo medio de cobro

Uno de los factores que torpedean la liquidez de una empresa no sólo es la morosidad, si no también los retrasos en los pagos. Retrasos en los pagos en los que no siempre es culpa del deudor o no siempre es porque el deudor no quiera pagar.
Lo que tarda una empresa en cobrar sus deudas se mide a través del período medio de cobro, y podemos reducir este tiempo mediante un nuevo instrumento, muy sencillo y fiable: La factura electrónica o e-Factura.

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¿Cómo contrato un servicio de factoring?

Para beneficiarse de las ventajas que ofrece el factoring simplemente tienes que acercarte a tu entidad de crédito y solicitar el servicio. Entre la entidad y tú tendréis que estudiar los términos del contrato que más se ajusten a las necesidades de tu empresa.
De momento, para solicitar el factoring necesitarás:

  • Los datos e información de tu empresa.
  • Los datos e información de tus clientes (todos o aquellos que quieres incluir en el contrato).
  • Las ventas previstas para el año.
  • Las facturas al mes que querrás incluir (el importe que querrás incluir en el contrato).
  • Las formas de cobro que aceptas (cheques, pagarés, transferencias, etc.).
  • El periodo medio de cobro (30 días, 60 días, etc.).

Con estos datos básicos, la entidad podrá ponerse manos a la obra para poder evaluar la concesión del servicio de factoring. Para ello, la entidad analizará tu empresa, analizará a tus clientes (sobretodo su solvencia) y las condiciones propuestas.
Según todos estos factores, la entidad de factoring ofrecerá unas condiciones para el contrato, donde se indicarán los gastos y comisiones que conlleva. Estos costes dependerá del volumen, de los clientes, del plazo de cobro, de si es factoring con o sin recurso, etc. Por supuesto, la entidad de factoring podrá negarse a aceptar a un cliente determinado, podrá rebajar el importe total de las facturas, etc. Ahí ya sólo queda negociar con la entidad de factoring para que el contrato y sus condiciones se asemejen a lo que necesitamos.
Y una vez que firmes el contrato de factoring, deberás enviar una carta a todos los clientes indicando la existencia de este contrato, por lo que deberán realizar los pagos directamente a la entidad de factoring. Tranquilo, la propia entidad te dará una carta-tipo.
Obviamente, el factoring no está dirigido a cualquier tipo de empresa y será más adecuado para unas empresas que para otras. Será más fácil conseguir el factoring si tu empresa vende a otras empresas u organismos públicos (no a clientes particulares), si vendes a plazo y tienes una política de pago a plazos establecida, si tus clientes son compradores recurrentes- es decir, que compran periódicamente-, etc.
Como ves, el procedimiento es muy sencillo, y no se pierde nada por acercarse al banco o caja y preguntar por este servicio. Te puede ahorrar tiempo y dinero.

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Despreocúpate del Pago a tus Clientes: Sé Confirming

El pago confirmado o confirming es un servicio que ofrecen las entidades de crédito a las empresas para gestionar el pago de sus facturas a sus proveedores. Es decir, entregamos a nuestro banco o caja de ahorros las facturas que tenemos que pagar próximamente a nuestros proveedores, y el banco o caja se encargará de pagar dichas facturas en el momento de su vencimiento.

De esta forma, nos “despreocupamos” del pago, de posibles demoras en el pago de las facturas, reduce trámites administrativos, etc. y nuestros proveedores se aseguran que les pagaremos las facturas en tiempo y forma, podrán acceder a financiación extra al poder descontar las facturas y, además, supone un ahorro fiscal al evitar el Impuesto sobre Actos Jurídicos Documentados.

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El factoring como solución a los impagos

Hay un servicio que ofrecen las entidades de crédito (bancos, cajas de ahorro, cooperativas de crédito y establecimientos financieros de crédito) que pueden eliminar el riesgo de impago de nuestros clientes. O mejor dicho, un servicio que traslada el riesgo de impago desde nuestra empresa a la entidad financiera. Se trata del factoring, en su modalidad de factoring sin recurso. Pero, ¿qué es el factoring?

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Consecuencias de los créditos fallidos

Las facturas incobrables provocan un serio daño económico a las empresas.

Los problemas de cobro provocan el cierre y desaparición de miles de empresas afectadas por los créditos fallidos. Sobre todo son las pequeñas y medianas empresas las que pueden desaparecer por culpa de los problemas de cobranza, puesto que un quebranto de cierta magnitud o varios fallidos de importe medio, pueden provocar la quiebra a una pequeña empresa, mientras que una empresa más grande puede superar la situación gracias a disponer de mayores recursos económicos. Mientras las grandes empresas son capaces de absorber los costes producidos por los incobrables, los negocios más pequeños pueden verse obligados a cesar en sus actividades.

Los créditos fallidos suponen para las empresas un esfuerzo adicional de ventas si quieren compensar las pérdidas económicas de los impagados. Por ejemplo una empresa que obtenga un 10% de margen de contribución con la venta de sus productos, y tenga unas pérdidas por operaciones incobrables del 1,2%, deberá realizar un giro comercial suplementario del 12% de su facturación para compensar el quebranto provocado por los fallidos. En caso de que los incobrables llegasen al 2% de las ventas totales, el giro suplementario debería de ser del 20%.

Para las empresas con pedidos medios de bajo importe, supone un esfuerzo añadido, por ejemplo una empresa que tenga una facturación de 150 millones de euros, obteniendo un margen de contribución del 10% en cada venta, y que tenga unas pérdidas por operaciones incobrables del 0,7% (sobre el total de sus ventas), si su pedido medio es de 2.500 euros, necesitará hacer 4.200 pedidos suplementarios para compensar las pérdidas producidas por los créditos incobrables. En la coyuntura actual que ha provocado una bajada de las ventas a la mayoría de las empresas y también de sus márgenes comerciales, va a ser muy difícil para los negocios compensar los fallidos con ventas suplementarias.

Vamos a ver un ejemplo para comprobar la importancia que tiene un incobrable para la cuenta de resultados. Si la empresa que obtiene un margen del 5% de beneficio en la venta de sus productos, tiene un fallido de 10.000 euros provocado por el impago definitivo de una factura, en su contabilidad se refleja una pérdida de 10.000 euros, aunque la pérdida directa que se le produce es de 9.500 euros y el lucro cesante es de 500 euros. Por lo tanto–dejando fuera del cómputo el coste de financiación de la operación para simplificar el cálculo– el fallido ha supuesto perder el beneficio acumulado de 200.000 euros de ventas realizadas por la compañía, o dicho de otro modo el incobrable ha matado un volumen de ventas “buenas” por un monto de 200.000 euros.

     Cuadro de ventas esterilizadas con un incobrable:

     Importe fallido (euros): 10.000

     Margen de beneficio: 5%

     Margen de beneficio (euros): 500

     Pérdida directa (euros): 9.500

     Volumen de ventas que ha esterilizado el fallido (euros): 200.000 (10.000 / 5%)

Consecuentemente si la empresa tiene un fallido de 10.000 euros, ha supuesto perder el beneficio acumulado de una facturación por importe de 200.000 euros. Ahora bien, si el departamento de cobros consigue recuperar dicho impagado, habrá salvado de la quema, ventas por valor de 200.000 euros. Por consiguiente cuando menor sea el margen de beneficio que obtenga una empresa con la venta de sus productos y mayor sea el importe del crédito incobrable, más fuerte será el impacto para la empresa en términos de importe de ventas esterilizadas.

Tal y como se desprende de lo expuesto, el cobro de impagados es una actividad vital en estos momentos para las empresas españolas y ante cualquier impago, el acreedor debe iniciar enseguida las gestiones de recobro ya que el paso del tiempo deteriora muy rápidamente la cobrabilidad de una deuda comercial y aumenta las posibilidades de que el impagado se convierta en un crédito fallido. Sin embargo en España, por motivos culturales, todavía nos da corte cobrar, puesto que persiste una cierta vergüenza a la hora de reclamar al moroso el pago de una factura. A mucha gente no le parece elegante hablar de cuestiones de dinero y menos exigir el pago de una deuda. Al revés de lo que sucede por ejemplo en los países anglosajones, en los que se ha desarrollado una fuerte cultura del cobro, y donde reclamar una deuda se considera algo tan natural como ofrecer un nuevo producto a los clientes, en España no existe aún una verdadera cultura empresarial de cobros. Estos condicionantes tan propicios para los morosos, incluso llevan a situaciones perversamente absurdas, en las que el deudor se hace el ofendido cuando el legítimo acreedor le solicita el pago de la factura vencida hace muchos días, y el representante del acreedor acaba pidiendo disculpas al moroso por las molestias ocasionadas y por haber dudado de su honorabilidad.

Artículo escrito por: Pere J. Brachfield, profesor de EAE Business School, director del Centro de Estudios de Morosología y autor de Memorias de un Cazador de Morosos.

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Tu Máxima Prioridad: Cobrar las Facturas Vencidas.

impagos, facturas vencidas, recobroParece que los días de vino y rosas han acabado. Es hora de poner a prueba la capacidad de la empresas españolas de adaptarse a lo que eufemísticamente algunos denominan “el cambio de ciclo”. En fin.

Imagina: eres un director financiero de una empresa importadora de “material eléctrico”, por por poner un ejemplo. Tu base de clientes es bastante amplia. Tenéis una red comercial sólida y los últimos años se ha crecido, duplicando ventas en apenas 4 años.

Hasta ahora no había demasiado problemas con impagos y morosidad. Has hecho todo lo posible por que la reclamación de los cobros, en caso de ser necesario, los hicieran los propios comerciales.

Pero los últimos meses los retrasos en los pagos se han duplicado e incluso dos de nuestros mejores clientes han solicitado renegociar los plazos de la deuda mientras solucionan sus problemas de “liquidez”. Luz roja.

Te has reunido con el Director General de la empresa y sin dar opción te ha encomendado que tu departamento se haga cargo con prioridad máxima de la gestión del riesgo de clientes. Está claro que ahora toca vender menos y vender mejor. El Dpto. Comercial no se encargará más de ello (quizás hasta el próximo ciclo expansivo). No será un trabajo fácil. Sobre todo por el alto número de clientes que tiene la compañía.

Tu primera acción se centrará en un plan para el recobro de las facturas vencidas. El Director ha sugerido la contratación de una empresa de recobro. De acuerdo, pero antes de enviar un expediente a dicha empresa, se ha de finalizar el trabajo interno:

– Condiciones Generales de Venta: La empresa tiene que tener una política de crédito comercial escrita. Tanto comerciales como clientes deben conocerla y aceptarla. A partir de ahora cada operación comercial estará documentada y firmada por ambas partes en este sentido, algo que era sumamente laxo hasta ahora. No habrá reparos en discutir dichas condiciones con los clientes. A la larga repercutirá en la mejora del cumplimiento de los plazos de pago.

– Seguimiento intensivo de las facturas vencidas: Deberemos llevar una lista semanal de los vencimientos de facturas de cada semana. La mayoría de las empresas pequeñas tienen miedo a ofender a sus clientes. Tendremos que olvidarnos de eso. Cuanto más tiempo pase desde el vencimimento más duro y dificil puede llegar a ser el cobro.

– Informes Comerciales: Disponer un servicio de información comercial nos aportará una visión amplia de la situación de nuestro cliente. La existencia de registros recientes en el RAI, incidencias juduciales o inscripción de actos mercantiles en el BORME que nos pueden dar pistas sobre la situción de la empresa.

– Reenvio de las facturas vencidas: Tran pronto como pase el plazo del pago tendremos que reenviar al cliente copia de la factura rápidamente, de forma impersonal y a modo de recordatorio de rutina. Tras ese recordatorio enviaremos una carta recordando el vencimiento del pago a la que acompañaremos también la factura.

– Teléfono: Una vez pasados 15 o 30 dias, contactaremos con el cliente. Una llamada es 10 veces más efectiva que una carta. Esta llamada puede ser dificil y será imporante conseguir hablar con un interlocutor con capacidad de decisión.

– Nunca pidas disculpas por reclamar lo que es tuyo: Cordialidad y educación en el trato con el cliente, pero firmeza en reclamar lo que corresponde a nuestra empresa.

– Educación y Cordialidad: Será mucho más dificil cobrar si mostramos hostilidad. Puede que nuestro cliente también tenga problemas de cobro por su parte. Nuestro objetivo será que nos ponga de los primeros en la lista cuando los problemas se solucionen y no los últimos.

– El Importe Total: Si un cliente nos debe dos facturas de 50.000 euros y sólo reclamamos la más antigua, estaremos intentando resolver sólo la mitad del problema. Reclamemos el total. Evitaremos hablar de cantidades parciales. El objetivo: obtener una fecha del cliente en la cual podemos esperar el pago.

– Nunca negociar la cantidad, sólo las condiciones. Negociar la cantidad debe ser el último recurso, nunca el primero. Si mostramos flexibilidad en los pagos, pidamos una contrapartida: El primer pago deberá hacerse hoy mismo. Si nos deben 50.000 euros, podríamos aceptar recibir el pago en tres meses, siempre que hoy mismo nos hagan la primera transferencia.

– En determinados casos, siempre sin perder el tono correcto y firme, se informará al cliente que pasaremos a la via judicial si en un determinado plazo no se realiza el pago. Eso es algo que puede entrar o no en nuestros planes, pero será nuestro último cartucho antes de pasar el expediente a la empresa de recobro (o al abogado).