Me debes dinero y lo puedo demostrar

Uno de los aspectos más importantes a la hora de reclamar cualquier deuda o impago que tengamos es contar con aquellas pruebas documentales que certifiquen que, efectivamente, un cliente nos debe dinero.
Por lo tanto, siempre habrá que guardar toda la documentación relativa a cada transacción y, en la medida de lo posible, siempre habrá que plasmar la operación en papel en todos sus términos. Eso de “no hace falta que lo pongas, ya te digo yo que lo haré así” no debe llevarse en los negocios. Si un cliente se compromete a pagar dentro de 2 meses mediante un cheque bancario, pues que se especifique así en la factura, en el contrato, etc.

Por tanto, para poder avalar el impago necesitamos presentar (ante el cliente moroso o ante el juez si llega el caso) las facturas impagadas, albaranes de entrega, contratos, etc. que demuestren, primero, una relación comercial entre nuestra empresa y el cliente y, segundo, que debía haberse producido un pago y que ha vencimiento no se ha producido.
Obviamente, el cliente tendrá que demostrar que sí que ha pagado, porque en lo mercantil me temo que eso de la presunción de inocencia no se lleva. Si alguien te denuncia por impago, tú eres quien tiene que demostrar que sí has pagado.
Desde el otro punto de vista (el cliente), también es importante guardar copia de todo pago realizado a cualquier proveedor. Si pagamos mediante transferencia, en la propia transferencia es importante hacer referencia a la factura que se paga, habrá que identificar inequívocamente al cliente (aunque con el número de cuenta podría ser suficiente, pero si incluimos el nombre del proveedor mejor que mejor) y guardar una copia en su expediente. Si enviamos un cheque o pagaré, nos tendremos que quedar con una fotocopia y un resguardo de su envío (correo certificado, mensajería, etc.). De esta forma, si ese cheque o pagaré ha sido cobrado, podremos demostrar que ese cheque ha sido cobrado por el cliente (además de poder averiguar en qué banco y en que cuenta se ingresó).
Y por último, siempre será bueno disponer de una comunicación de un cliente indicando que nos debe dinero (es decir, una carta donde el cliente diga que tiene varias facturas nuestras impagadas) o bien una comunicación del proveedor indicando que han recibido el pago. De esta forma, con un simple documento podremos certificar que o bien tenemos un moroso, o bien que nosotros no lo somos.