Las cartas como herramienta de recobro

Cuando en nuestra empresa no se disponen de recursos humanos, materiales y financieros para realizar una gestión de cobros telefónica o mediante visitas al moroso, la carta puede resultar una herramienta muy útil.

De entre las ventajas que nos encontramos a la hora de enviar cartas de reclamación de impagos destacaría principalmente su bajo coste y que se pueden hacer envíos masivos. Si se dispone de una base de datos adecuada, se puede hacer una carta-plantilla, de tal forma, que con sólo pulsar un botón, se impriman todas las cartas. Como principal desventaja nos encontramos con su escaso éxito, ya que la probabilidad de recuperar impagados es baja. Aún así, merece la pena intentarlo.

La primera carta que enviemos ha de ser amistosa. Es decir, no empecemos a amenazar con denuncias, ya que puede ser simplemente un descuido o un error. Por tanto, en la primera comunicación simplemente debemos detallar la deuda impagada: El nº de factura/albarán, importe, fecha de vencimiento, concepto, etc. Es decir, todos aquellos datos necesarios para identificar inequívocamente la deuda.

La redacción de estas cartas ha de ser sencilla y clara. Nada de grandes parrafadas explicando situaciones o sucesos que no tengan que ver con el hecho en sí de la carta, es decir, con el hecho de identificar una deuda y manifestar su impago. Por tanto, la carta ha de exponer el impago y nuestro deseo que dicho impago sea satisfecho. Las cartas se pueden enviar por correo postal normal, aunque para dotarle de una mayor seriedad y, sobretodo, para garantizar su recepción es mejor el correo certificado.
Si este primer intento de comunicación por carta no ha surtido efecto, habrá que recurrir a una segunda carta.

La segunda carta deberá ser algo más contundente, indicando (además de los datos relativos al impago: factura, importe, etc.) una fecha límite para realizar el pago (“dentro de 15 días”, “antes de final de mes”, “antes del día 15 del mes que viene”, etc.). También en conveniente hacer referencia a la primera carta, de tal forma que quede constancia que ésta es una segunda comunicación.

Si tampoco obtenemos resultados, pasaremos a enviar una tercera carta. Esta tercera comunicación ha de ser tajante, y en ella exigiremos el pago inmediato e indicaremos la posibilidad de tomar medidas legales si no atienden a nuestras demandas.

Y si esta tercera comunicación tampoco funciona, habrá que ir pensando en tomar otras medidas. El envío infinito de cartas no es una opción, y o bien pasamos a reclamar el impago telefónica o personalmente o bien tomamos las acciones legales pertinentes.

Si ninguna de las cartas es efectivas, deberíamos proceder a enviar un requerimiento al deudor, es decir, una carta que sirva como prueba fehaciente de que se ha requerido al deudor el pago de la deuda. Por tanto, hay que asegurarse que el deudor recibe la carta reclamando el pago, es más, no solo hay que demostrar que se ha enviado el requerimiento, sino que también hay que demostrar su contenido, y esto se puede hacer con un burofax o un telegrama (también existe el requerimiento notarial, pero es más complicado y costoso), una simple carta certificada no valdría, puesto que sólo nos confirma que hemos enviado una carta, pero no confirma el contenido de la misma. De esta forma, si al final optamos por reclamar esta deuda por vía judicial podremos demostrar ante el juez que el deudor era consciente de su deuda y que aún así no la satisfizo.

– MODELOS DE CARTAS DE RECLAMACIÓN DE DEUDAS:

Aquí os dejo un archivo en pdf con varios modelos de cartas. Espero que os sean de utilidad.