Los Presupuestos son una de las armas fundamentales que toda empresa (grande o pequeña) debe realizar para poder llevar una planificación y una gestión económico-financiera eficientes.
Mediante la planificación lo que se pretende establecer donde queremos estar en un futuro. Es decir, partiendo de la situación actual de la empresa, debemos establecer qué vamos a hacer para llegar a la situación futura deseada.
Por ejemplo, si ahora vendemos 5.000 unidades y para el año que viene queremos vender 7.000 unidades, ¿qué tenemos que hacer para conseguirlo? Habrá que planificar que acciones y medidas vamos tomar para alcanzar ese objetivo. Y esta planificación se plasmará en los presupuestos.
Para poder realizar una planificación (y por tanto unos presupuestos) hay que tener muy en cuenta donde estamos, cuales son nuestras capacidades y nuestras debilidades, cuáles son y cómo son nuestros competidos, el contexto económico, social, etc. actual.
Una vez analizados todos estos componentes, pasaremos a realizar una planificación cualitativa, es decir, plasmaremos nuestros objetivos (aumentar producción, ampliar inmovilizado, aumentar ventas, expandir nuestro mercado, etc.).
Y una vez que sepamos hacia donde queremos dirigirnos, realizaremos los Presupuestos, que es la expresión cuantitativa de los objetivos (cuanto nos costará y cuanto obtendremos).
Los presupuestos que habrá que realizar son:
- Presupuestos de Explotación: Incluye los presupuestos de las ventas, los costes, las compras, la financiación, etc. Es decir, cuanto esperamos vender, que nos costará adquirir la nueva maquinaria, ¿necesitamos pedir un préstamo?, etc. Estos presupuestos se pueden realizar de forma individual o de forma conjunta en lo que se denomina una Cuenta de Resultados Previsional (CRP). En la CRP se comenzaría por las ventas estimadas y se irían restando (o sumando) los gastos, costes, inyecciones de capital, impuestos, etc. Hasta obtener los beneficios esperados o autofinanciación.
- Presupuesto de Capital: En el Presupuesto de Capital se plasmarán aquellas inversiones que son necesarias para la consecución de nuestro objetivo (compra de maquinaria, aumento de personal, más financiación externa, etc.). La elaboración de este presupuesto es esencial. El Presupuesto de Capital se divide en Presupuesto de Inversiones, donde se reflejan que inversiones son necesarias, es decir, que compramos, y el Presupuesto de Financiación, donde se especifica de dónde y qué recursos financieros son necesarios para llevar a cabo las inversiones expuestas en el Presupuesto de Inversiones.
- Presupuesto de Tesorería: En el Presupuesto de Tesorería se incluyen todos los ingresos y gastos efectivos que se realizarán durante cada período, es decir, deberá mostrar los flujos de entrada y de salida de dinero efectivo, detallando de donde vienen los ingresos y a donde van las salidas o gastos de dinero.
Una vez tenemos los presupuestos preparados, tenemos que comprobar que cumplen con el objetivo marcado, que se utilizan datos realistas, y que son viables. Si al hacer los presupuestos resulta que no se obtienen beneficios en ningún año y que la Tesorería será negativa, obviamente nos indicará que algo está mal hecho, o que el objetivo que nos hemos marcado no es viable.
Si obtenemos unos presupuestos viables, tendremos que realizar un control continuo y periódico de los mismos para ver si la evolución real de la empresa sigue el camino o la pauta esperada. Ante desviaciones siempre podremos ver el porqué de las mismas, y si es necesario podremos ajustar los presupuestos originales para adecuarlos a la nueva situación.